אף שהחברה האנושית עוברת שינויים מואצים ומשכללת ללא הרף את אמצעי התקשורת שלה; אף שהיא - בעיקר החברה המערבית - מרחיבה ומעשירה את הפלטפורמות הטכנולוגיות המאפשרות העברה ושמירה של מידע ותכנים באמצעים מגוונים ובאפשרויות הפצה רבות; אף שהיישומים הולכים ורבים ודומה כי המידע הבלתי נדלה מתרבה והולך מדי יום – עדיין שמור מקומו של הארכיון הישן והטוב.
ארכיב אינו רק בית גניזה או בית קברות לחומרים, המונחים בו כאבן שאין להן הופכין. יש מי שזקוקים לארכיב חי, מתפקד, כמקור מידע נגיש וזמין. הטכנולוגיה משרתת את האדם הנזקק למידע ששמור במאגרים בכך שהיא מפשטת ומייעלת, מאיצה ומשכללת את תהליך איתור החומרים והיכולת לעשות בהם שימוש.
חברה אנושית היא חברה שמשמרת עצמה לדעת. היא אוצרת בגנזכיה את הזיכרון הקולקטיבי שלה. חברה תרבותית אינה מפנה עורף לעברה אלא מייחסת לו חשיבות ונוצרת את כל מה שנוצר בו.
ארכיב עסקי:
לארכיב יש לא רק ממד של שימור וזיכרון אלא גם של היותו מקור זמין לשליפת מידע. חברות עסקיו זקוקות לארכיב. יש בהן מי שנזקקות לשירותי ארכיב חיצוניים ושוכרים אותם לפי צורך ייעודי או נקודתי. לעומתם יש חברות שמבינות כי הן זקוקות לארכיון שהוא חלק מובנה מנכסי החברה וחשוב שיהיה בתוכה.
כאשר הארכיב הוא בעיקרו דיגיטאלי – קל יותר לכלול בו חומרים שונים. שיטות הצפנה שונות עשויות להוות ערובה לאבטחת המידע החיונית כל כך. הארכיב הממוחשב אינו תופס שטח ונפח. לא נדרש מבנה פיסי מיוחד בעבורו. הוא חוסך משאבים רבים, לרבו בכסף ובכוח אדם. התפעול שלו פשוט-ביחס.
ארכיב לכל צורך:
סטודנטים וחוקרים זקוקים לא פעם לארכיבים שונים לצורך איתור ואיסוף חומר. ארכיונים של מוסדות שונים מאפשרים גישה מסודרת של אנשים לתכולת הארכיון. אותם מוסדות רואים בברכה את העניין שמגלים אנשים בכלל וחוקרים בפרט בחומר השמור בהם. השירות החשוב שזוכים לו המשתמשים בארכיב ממחיש את חיוניותו ואת הקשר ההדוק, השוטף והחי, בין העבר להווה.
אין ספק כי אף שארכיבים משנים את פניהם, צורתם, אופן שמירת החומר ואת הטכנולוגיה של שימורו – מהותם נשארת ונשמרת כפי שהיתה מאז היווסדו של הארכיון הראשון בעולם: מקום לשמירת חומר ולתיעודו.
